DEPARTAMENTO SECRETARÍA ACADÉMICA Y ARCHIVO
Jefa de Departamento: Isberly Patricia Yépes Londoño
OBJETIVO GENERAL
Administrar el proceso del registro académico y económico de los educandos de acuerdo a las normas establecidas por el Ministerio de Educación Nacional y mantener organizado y actualizado el archivo general de la Institución.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Mantener correctamente diligenciados los respectivos documentos generales y libros reglamentarios exigidos por el Ministerio de Educación Nacional.
¨ Mantener actualizada la información del registro académico de los estudiantes.
¨ Presentar informes oportunamente ante los entes gubernamentales
¨ Presentar informes oportunamente ante los diferentes estamentos directivos de la Institución
¨ Participar en el proceso de admisión y matrículas de alumnos nuevos y antiguos.
¨ Mantener actualizado el archivo general de la institución.
¨ Facturar y registrar por concepto de matrícula, pensiones, intereses, entre otros, a los alumnos de la institución.
El Departamento de Secretaría Académica y Archivo de una Institución educativa es uno de los entes fundamentales en el desarrollo del proceso administrativo-académico, lo cual lo lleva a proyectar cada día un buen nivel de desarrollo y de mejoramiento en pro de la calidad educativa. El Departamento de Secretaría Académica y Archivo es el lugar donde se generan procesos administrativos académicos tales como Matrículas, Informes Descriptivos o Calificaciones, Certificados de estudio, Diplomas, Archivo de documentos a nivel general, entre muchos otros procesos. Todos estos elementos permiten de la misma manera participar y dar un alto grado de crecimiento al Proyecto Educativo Institucional Católico Esperancista.
Este Departamento como estamento fundamental de una comunidad educativa cumple un papel importante en la organización de la información la cual realiza en forma sistemática, verídica y concreta.
Es importante que dicha información se tenga ordenada, precisa y bien diligenciada, porque esto significa eficiencia y organización, entrega oportuna de la misma y rapidez para brindar un excelente servicio al público en general.
Se puede afirmar que el orden y el buen servicio de atención al cliente son los factores que deben predominar fielmente en un Departamento de Secretaría Académica y Archivo.
Hasta el momento se ha cumplido con las metas propuestas, teniendo en cuenta las disposiciones establecidas en la Ley 115 y sus Decretos reglamentarios, además del Decreto 230 del 11 de febrero de 2002. Se comenzó a trabajar la evaluación cualitativa con la elaboración de boletines descriptivos de los alumnos para los Padres de Familia. De esta manera se realizan entonces, las respectivas reformas de los itemes de evaluación y presentación de los boletines descriptivos explicativos.
Para lograr una buena eficiencia y eficacia en el trabajo se cuenta además, de un buen equipo de trabajo, con cuatro computadoras e impresoras, y un excelente archivo rodante que permite guardar y clasificar gran cantidad de información de todos los entes de la institución, todo esto con el objetivo de agilizar el trabajo y mejorar la presentación de toda la documentación que maneja esta dependencia.
EL ARCHIVO CENTRAL:
La administración de una empresa es más eficiente cuando dentro de sus programas prioritarios se encuentra la gestión de la información y el manejo adecuado de los documentos. El éxito de una institución está en la conservación y difusión de la información contenida como patrimonio documental.
Dentro de todo proceso administrativo la empresa debe responder a las necesidades de disfrute de la información adecuada y oportuna.
El archivo central es un área creada para el manejo total de los documentos en la Institución. Su función principal es controlar y conservar el acervo documental de la Institución, brindar información a nivel general, vigilar los procedimientos y trámites concernientes al documento.
Este es el lugar donde se guardan todos los documentos de importancia de la Institución. Para el desarrollo de este sistema se unificó la información de todas las jerarquías observadas en el organigrama, permitiendo una búsqueda de la información ágil y oportuna
